Empresas devem adotar plataformas seguras para proteger documentos, alerta Fabiano Carvalho
Empresas perdem produtividade devido à má gestão documental, revela estudo
A desorganização de documentos impacta diretamente a produtividade das empresas e órgãos públicos, resultando na perda de, aproximadamente, um mês por ano apenas na busca por arquivos mal armazenados. Além disso, os funcionários desperdiçam cerca de duas horas diárias tentando localizar contratos, notas fiscais, guias e e-mails extraviados.
O estudo conduzido pela PwC em parceria com o Radicati Group evidencia um problema recorrente: a falta de um gerenciamento eficaz da documentação não apenas reduz a eficiência operacional, mas também gera custos adicionais e riscos legais.
Dados da Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documento (ABGD) revelam que, a cada 12 segundos, um documento é perdido dentro das organizações, o que aumenta o retrabalho e pode comprometer a conformidade com normas como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Soluções Digitais para Gestão Documental
A digitalização de documentos físicos é uma alternativa eficaz para otimizar a gestão da informação. Ao armazenar arquivos em plataformas seguras, protegidas por criptografia e controle de acesso, as empresas reduzem significativamente o risco de extravio e vazamentos.
Diferente dos arquivos físicos, que podem se deteriorar ou ser acessados indevidamente, os documentos digitais podem ser protegidos por mecanismos avançados, como autenticação em múltiplos fatores e monitoramento de acessos.
“Para garantir segurança e eficiência, é essencial que as empresas adotem uma abordagem estratégica para a gestão documental, que inclua a digitalização e o controle de todo o ciclo de vida dos documentos. O uso de plataformas seguras e a definição de políticas de governança da informação são etapas fundamentais desse processo”, explica Fabiano Carvalho (foto), especialista em transformação digital e CEO da Doc Security.
Fabiano Carvalho reforça que a implementação de processos estruturados de gestão documental não só garante segurança e conformidade, mas também melhora a competitividade das empresas.
Sobre a Doc Security
Com mais de 12 anos de experiência, a Doc Security oferece soluções inovadoras para a gestão documental, incluindo tecnologias para armazenamento e processamento de arquivos físicos e digitais em empresas e instituições públicas.
